Huisregels
HUISHOUDELIJK REGLEMENT Parochiaal Centrum Rijkhoven Versie 1.2 dd 15 jan. 16
1. Aanvraag gebruik van de beschikbare accommodaties:
a. De zalen staan ter beschikking van alle organisaties en voor alle activiteiten die niet strijdig zijn met de parochiale doelstellingen en de hieraan verbonden morele principes.
b. Het gebruik van één van de onderscheiden zalen is mogelijke na voorafgaandelijke reservatie online via onze webiste www.pcrijkhoven.be. Het gevraagde voorschot van 60€ moet worden betaald binnen de vooropgestelde termijn. Pas na de ontvangst van deze betaling wordt de zaal toegewezen. Indien de betaling van het voorschot niet gebeurt binnen de vooropgestelde termijn vervalt de reservatie en worden de lokalen terug vrij gegeven voor nieuwe reservaties.
c. De aanvrager treedt op in naam van zijn persoon of van zijn vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement.
d. Wie een zaal aanvraagt moet dit doen inde hoedanigheid van of names de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte(s) niet laten gebruiken door derden. Indien zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager werden verstrekt, onvolledig en/of onjuist waren, waardoor er ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, zal een sanctie worden toegepast. De verbruiksprijs zal vermeerderd worden met een bedrag van 50 euro.
e. Bewijsmateriaal betreffende identiteit van de organisator en de aard van de activiteit kan gevraagd worden. f. Wanneer het PC gereserveerd is en er die dag een rouwmaaltijd aangevraagd wordt, zal de begrafenisondernemer contact opnemen met de huurder om te bespreken of er een regeling kan worden getroffen zodat de rouwmaaltijd toch in het PC kan doorgaan.
2. Algemene bepalingen
a. De zaal is ter beschikking van 10u ’ s morgens tot 5u ’s morgens. In overleg met de verantwoordelijke zaalbeheerder kan hiervan worden afgeweken.
b. De zaal kan voor meerdere aaneensluitende periodes worden gereserveerd op voorwaarde dat de data beschikbaar zijn. (zie data online op de website).
c. De opzegging van een afspraak kan: tot één maand op voorhand vóór datum van gebruik: zonder kosten. Nadien wordt het voorschot van 60€ ingehouden.
d. Het rookverbod binnen de lokalen dient gerespecteerd te worden. Aan de toegangen van de zalen zijn er vast gemonteerde asbakken voorzien, gelieve deze te gebruiken.
e. De uitgangen (lees ook nooduitgangen) dienen steeds te worden vrijgehouden.
f. Niets mag aan de deuren, vensters, gordijnen of muren worden opgehangen. Enkel in overleg met de zaalverantwoordelijke kan hier van afgeweken worden.
g. Bij gebruik van de beschikbare glazen zorgt de organisator ervoor dat het aantal en de soort niet veranderen. Gebroken glazen worden door de gebruiker vergoed.
h. Bij het gebruik van het bestaande bestek en borden zorgt de organisator ervoor dat het aantal en de soort niet veranderen. Gebroken borden worden door de gebruiker vergoed.
i. Tafels en stoelen worden niet van de ene naar de andere zaal worden overgebracht zonder onderling overleg met de zaalverantwoordelijke.
j. Bij gebruik van de grote zaal boven gebruikt de organisator de ingang via Souwveld. De kleine zaal via de ingang op de kogelstraat.
3. Gebruik
a. De sleutels kunnen afgehaald worden via de zaalverantwoordelijke die in de week van uw geplande activiteit van dienst is. U dient hem op voorhand te contacteren om een datum en uur af te spreken voor het opnemen van de inventaris en overgave van de sleutel. De lijst van de verantwoordelijke en zijn contactgegevens is te raadplegen op WWW.PCRIJKHOVEN.BE , tab contacten, weekdienst verantwoordelijke
b. Vóór de aanvang van de activiteit zal de respectievelijke zaalbeheerder van dienst een inventaris opnemen van de beschikbare middelen (dranken, benodigd materiaal, gas, elektriciteit, etc…). De huurder heeft het recht deze inventaris in te zien en te ondertekenen voor akkoord (niet verplicht).
c. De dranken gebruikt in het centrum worden door de V.Z.W geleverd.
d. Geestelijke dranken zijn verboden.
e. Het maximum aantal personen toegelaten voor de grote zaal boven is 450 in staanplaatsen en 250 in zitplaatsen. Het maximum aantal personen toegelaten voor de kleine zaal beneden is 150 staanplaatsen en 85 zitplaatsen.
f. Bij het gebruik van de zalen / lokalen dient men zich te beperken tot het verantwoord verbruik van elektriciteit en verwarming.
g. De verhuurder verbindt er zich toe alle veiligheidsregels in acht te nemen. Hij blijft verantwoordelijk voor om het even welke aangerichte schade ten gevolge van zijn inrichting of gebruik. Hij wordt aangeraden een gepaste verzekering hiervoor af te sluiten.
h. “Billijke vergoeding”: Er werd door de uitbaters een billijke vergoeding betaald binnen het tarief “met drank”. Dit maakt dat de zalen van het PC voor alle tijdelijke activiteiten gedekt is voor zover zij tot dezelfde of een lager tarief behoren. Activiteiten die tot een hoger tarief behoren moeten nog steeds het volledige tijdelijk tarief betalen. Het tarief “met drank” dekt NIET de activiteiten met dans. Indien een activiteit met dans wordt georganiseerd (bal, fuif,…) dan moet de organisator een aangifteformulier voor tijdelijke activiteiten invullen.
i. Voor het PC Rijkhoven gelden de gemeentelijke voorschriften inzake sluitingsuur en nachtlawaai. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale, gewestelijke of nationale reglementen en/of wetgevingen.
j. Bij het betreden van de zaal zal de organisator zich vergewissen van de toestand van het lokaal. Indien er op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de organisator dit onmiddellijk melden aan de zaalverantwoordelijke van dienst (zie dienstrooster op de website) k. Verwarming en elektriciteit zijn niet inbegrepen in de prijs en worden dus apart aangerekend (op de eindafrekening).
I. Er kan gebruik gemaakt worden van alle beschikbare toestellen en materialen in de zaal. Echter dient de organisator op voorhand te melden aan de zaalverantwoordelijke met dienst van welke toestellen en materialen hij wenst gebruik te maken. Opgelet: voor een aantal van de beschikbare toestellen en materialen zijn er huurprijzen te betalen. Voor een volledig overzicht van de huurprijzen kan u een prijslijst opvragen op de website.
m. De organisator dient alle door de gebruikers veroorzaakte schade onmiddellijk te melden en integraal te vergoeden. De herstellingen zullen gebeuren in opdracht van de VZW Parochiaal centrum Rijkhoven. De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden op eenvoudige voorleg van de staat der uitgevoerde herstellingswerken.
4. Na gebruik:
a. Na gebruik van één van de zalen dienen alle persoonlijke materialen verwijderd te worden (glas, papier, karton, afval, etensresten,…) en in vuilzakken gedaan.
b. De prijs van schoonmaak wordt apart aangerekend (zie prijslijst).
c. Vuilzakken kunnen na de activiteit in de zaal blijven. Een wordt een prijs per kg aangerekend (zie prijslijst).
d. Alle gebruikte glazen dienen te worden afgewassen met de daarvoor beschikbare afwasmachine. (Achter de toog) Het gebruik wordt u vooraf uitgelegd door de zaalverantwoordelijke. Deze afwasmachine mag “enkel en alleen” voor glazen worden gebruikt. Geen producten op eigen initiatief toevoegen aub. De zaalverantwoordelijke zal vooraf de noodzakelijke producten aan het afwasmachine toevoegen.
e. Alle gebruikte tassen, bestekken, koffieapparaten, etc.. dienen door de organisator te worden afgewassen.
f. De sleutels dienen teruggebacht te worden bij de zaalverantwoordelijke van dienst (zie dienstrooster op de site) op het uur dat vooraf werd afgesproken. g. Indien de organisator op het einde van de activiteit in overleg met de zaalverantwoordelijke, zelf de zaal afsluit dien hij alle lichten te doven en de verwarming af te zetten alsook er zich van te vergewissen dat alle ramen goed gesloten zijn.
Bij het niet naleven van de huishoudregels hiervoor vermeld, kan het gebruik van de zalen van het PC Rijkhoven in de toekomst aan betrokkene worden geweigerd.
Door betaling van het voorschot verklaart de gebruiker zich akkoord met het huishoudelijk reglement.
Het bestuur.